Immagina per un momento che la persona amata vada lontano e lo vedrai presto. Ma lo sviluppo moderno dell'umanità offre molti modi per comunicare e tenersi in contatto. Oltre al telefono, ci sono anche lettere. Posta ordinaria ed elettronica. Quali sono meglio?
Bene, se tu e il tuo potenziale destinatario non avete Internet a portata di mano, la domanda scompare da sola. Ma se esiste tale opportunità? Certo, l'e-mail è molto più comoda e veloce, ma è bello tenere in mano le pagine scritte dalla persona cara.
"Elettricità" delle lettere questo è senza dubbio un nuovo livello di comunicazione. Ma dopo la velocità, alcuni vantaggi delle lettere vengono persi. Il 90% dei servizi di posta elettronica non mi consente di esprimermi nella scelta della carta, del colore e della calligrafia. Solo pochi, e più recentemente, hanno fornito all'utente una vasta selezione di "carta": sfondo, colore delle lettere e dei caratteri. Ma comunque ...
Personalmente, sono lieto di ricevere lettere in una normale casella di posta, è bello avere in mano una busta normale. E anche a volte è bello che ci sia voluto del tempo per inviarlo. Dopotutto, la velocità non è sempre buona.
Tuttavia, qualcosa si perde nelle e-mail ... l'arte di scrivere lettere si perde ... La firma viene aggiunta automaticamente ... c'è poco spazio per l'individualità ... c'è poco spazio per l'anima.
No, certo, c'è un'anima, ma tuttavia, un set di caratteri sulla tastiera e la calligrafia sono due cose diverse. E la loro energia è diversa. Con la scrittura a mano, gli psicologi professionisti possono determinare non solo l'umore di una persona al momento della scrittura, ma anche problemi interni, può inventare un'immagine psicologica di una persona.
C'era un intero etichetta di scrittura. A seconda dello stato e della posizione del destinatario, il motivo della lettera e le relazioni personali tra le persone. Indirizzo selezionato in modo errato o persino carta potrebbe rovinare notevolmente l'atteggiamento del destinatario nei confronti dell'autore della lettera e concludere che quest'ultimo non è istruito. Devi ammettere che tali sottigliezze si perdono nell'e-mail e nella cultura della scrittura in generale. Puoi confrontare il modo in cui le lettere sono state scritte dai nostri genitori e nonne e come viene fatto ora. Per non parlare del fatto che è generalmente impossibile confrontare esempi contemporanei del genere epistolare con quelli dei tempi di Alexander Pushkin.
Ora il massimo che si sta facendo è studiare le regole del galateo commerciale in lettere commerciali. E poi - ora è minimo. Grandi libertà e semplificazioni sono consentite nella corrispondenza commerciale elettronica tra i partner commerciali. E le lettere postali sono limitate alla consegna di contratti originali tramite corriere.
La cosa triste è che le persone, che vogliono accelerare il processo, privano se stesse e il destinatario di tali piacevoli sciocchezze che possono essere raggiunte solo con una lettera scritta personalmente. La corsa per la velocità non ci consente di fermarci e fare un respiro profondo. I nostri antenati, che vivono in questo mondo sono molto più piccoli dell'abitante moderno medio del pianeta Terra, avevano molto più tempo libero di noi. Tutto questo è fantastico. Correre come in un circolo vizioso.
Ricordi come prima che i bambini scrivessero lettere a intere classi di bambini provenienti da repubbliche fraterne? E poi per molti altri anni hanno corrisposto, tenuto in contatto. Ma in effetti, cosa li ha collegati? Solo lettere. E vennero a visitarsi l'un l'altro, e poi furono amici di famiglie. E ora risponderai a una lettera di uno sconosciuto di un altro paese, che il postino ha messo nella tua casella di posta? Molto probabilmente, pensi che questa sia una battuta stupida o una truffa. In generale, è improbabile che tu risponda. Che peccato.
Scrivi lettere l'un l'altro! Pensa a un vecchio amico d'infanzia che è andato a vivere in un altro paese! Prima di tutto prenditi del tempo per te stesso!
Quando si compongono le e-mail, tutti i campi forniti devono essere compilati
Le regole di corrispondenza commerciale via e-mail obbligano il mittente della lettera a compilare tutti i campi forniti nell'e-mail, come l'indirizzo e il nome del destinatario e del mittente della lettera. Assicurati di descrivere l'argomento, che descrive brevemente l'essenza della lettera inviata. Molto spesso, il destino della lettera inviata e la velocità di risoluzione del problema descritto in essa dipendono dall'argomento descritto correttamente. Un'e-mail aziendale dovrebbe iniziare con un saluto: questa è una chiara espressione di rispetto per il destinatario è molto importante nella corrispondenza. Dopo il saluto, dovrebbe seguire il testo chiamato "corpo della lettera" e alla fine viene lasciata una firma, ad esempio "Cordiali saluti, Brisov Pyotr Ivanovich".
Saluto nella corrispondenza commerciale
A questo punto, vale la pena focalizzare ulteriormente la tua attenzione, poiché un gesto di rispetto è molto importante in qualsiasi aspetto delle comunicazioni aziendali. La frase di benvenuto migliore è "Buon pomeriggio" o "Ciao". Lo svolgimento di corrispondenza commerciale via e-mail limita il mittente nell'uso delle frasi "buona sera" o "buongiorno", poiché il destinatario può leggere la lettera molto più tardi della sua ricevuta. Inoltre, non è corretto utilizzare le espressioni colloquiali utilizzate nella comunicazione informale in un saluto.
Dopo i saluti di parole o frasi, è necessario contattare il destinatario per nome e patronimico e, se il nome non è noto al mittente, è possibile saltare questo momento. Dopo il discorso di benvenuto, puoi procedere a dichiarare lo scopo della lettera.
File allegati nella corrispondenza commerciale via e-mail
Se lo scopo principale della lettera non è solo una narrazione scritta e una dichiarazione dell'essenza del problema, ma anche l'invio del file, allora è meglio allegare l'oggetto inoltrato. Accade spesso che molti mittenti, a causa della disattenzione, avendo dichiarato l'essenza del problema nel testo della lettera, dimenticano di allegare l'allegato necessario. Tale negligenza può influire negativamente sulla reputazione commerciale del mittente della lettera commerciale.
L'indirizzo e-mail deve essere riconoscibile e conciso
Le regole di corrispondenza commerciale via e-mail obbligano il mittente ad avere un nome elettronico riconoscibile, che deve contenere informazioni veritiere sul nome del mittente. Le lettere e i ricorsi ufficiali non sembrano molto concisi e sciocchi quando espressioni o parole informali sono indicate nell'indirizzo e-mail, ad esempio l'indirizzo e-mail limon_petya. Sembra molto solido per un adulto. Per la corrispondenza commerciale è meglio creare un'e-mail separata e osservare l'etichetta della corrispondenza commerciale via e-mail.
Utilizzo della funzione di risposta rapida (risposta) per rispondere alle lettere precedentemente ricevute
La funzione di risposta o risposta (in forma abbreviata sembra Re :) aiuta l'utente a rispondere rapidamente ai messaggi precedentemente inviati dal mittente. Questa funzione ha anche la capacità universale di leggere la corrispondenza precedente con l'interlocutore su un determinato argomento. Ma le regole della corrispondenza commerciale via e-mail obbligano il mittente a rinominare l'oggetto della lettera commerciale, se durante la corrispondenza l'essenza della discussione viene modificata.
Prima di inviare una lettera commerciale, eseguire la correzione di bozze per errori di ortografia e punteggiatura.
L'e-mail semplifica lo scambio di informazioni, ma durante la corrispondenza commerciale, non trascura le regole della lingua russa, poiché un errore negligente può influire sull'autorità del mittente. Prima di inviare una lettera, è necessario rivedere il testo più volte e controllare attentamente la presenza di errori di punteggiatura e di ufficio. Molti client di posta elettronica dispongono di una funzione di controllo ortografico, pertanto è necessario prestare attenzione alle parole sottolineate da una linea rossa. Se hai dubbi sull'ortografia, dovresti cercare aiuto su Internet o controllare l'ortografia usando un dizionario ortografico.
Il campo del destinatario deve essere compilato per ultimo
Per evitare l'invio di lettere non finite o inedite, l'indirizzo del destinatario della lettera commerciale deve essere inserito all'ultimo momento prima dell'invio. Questa regola è inclusa anche nelle basi delle comunicazioni e-mail aziendali. Accade che quando si compila il campo del destinatario, l'e-mail possa offrire un elenco di destinatari precedentemente utilizzati, qui si dovrebbe anche prestare attenzione in modo da non inviare erroneamente una lettera commerciale a un destinatario di terze parti.
Strutturare una lettera commerciale
Le regole per la strutturazione del testo si applicano non solo ai supporti cartacei, ma anche alle regole della corrispondenza commerciale via e-mail. Non è sempre conveniente per il destinatario leggere grandi quantità di testo di lettere sullo schermo del monitor. Per semplificare questo punto, è necessario suddividere il testo in piccoli paragrafi formati logicamente ed evitare frasi complicate nello scrivere il testo delle lettere commerciali. La lunghezza ottimale di una frase in una lettera commerciale non deve superare le quindici parole.
L'essenza della lettera commerciale dovrebbe essere esposta nel merito
Oltre all'argomento specificato della lettera commerciale, il destinatario dovrebbe essere interessato anche alla prima e alla seconda frase chiaramente formulate del testo principale. Il compito del mittente è di indicare all'inizio della lettera l'essenza del problema o della domanda su cui si rivolge al destinatario. La prima frase dovrebbe indicare lo scopo per cui viene inviata la lettera commerciale. Esempio: "Vi informiamo che i termini dell'obbligo ai sensi del contratto n. 45 del 2 gennaio 2017" Sulla fornitura di materiali sfusi "stanno per scadere. Per rinnovare il contratto è necessario presentare un pacchetto di documenti ripetuto ". Grazie all'obiettivo designato, il destinatario ha l'opportunità di approfondire l'idea principale di una lettera commerciale. Se il testo della lettera è troppo grande, è meglio utilizzare la funzione di allegato dell'oggetto come allegato nella forma di un documento di testo, ma allo stesso tempo lasciare un saggio di accompagnamento che copra la lettera commerciale con il campo di testo. Esempio: "Ti stiamo inviando per la revisione una copia elettronica della lettera della società" Mak-Stroy ". Vi chiediamo di informare la vostra decisione in merito all'estensione del contratto n. 45 del 2 gennaio 2017 "Sulla fornitura di materiali sfusi" entro il termine indicato nella lettera. "
È necessario rispondere a ogni e-mail aziendale.
Esistono esempi negativi di corrispondenza commerciale in cui il destinatario ignora la lettera commerciale per qualsiasi motivo. A volte possono davvero esserci casi in cui la risposta non può essere data a causa di determinate situazioni, ad esempio, il termine per risolvere il problema può richiedere diversi giorni o il destinatario è in pensiero e non può rispondere immediatamente alla domanda. In questo caso, dovrebbe essere dato un breve commento su questo argomento, ad esempio “Ciao, Petr Ivanovich. Ho ricevuto la tua lettera, ma oggi trovo difficile rispondere, dato che dovrei consultare la direzione superiore. Riferirò il tuo problema al CEO della nostra azienda e fornirò una risposta ufficiale entro la fine della settimana. Rispettosamente, il direttore commerciale Ivan G. Belov. "
Vale la pena ricordare che se la risposta non è stata fornita entro tre giorni lavorativi, il fatto del silenzio del destinatario di una lettera commerciale può essere valutato ignorando e rifiutando di comunicare con il mittente.
Nella preparazione delle lettere di risposta dovrebbero rispondere a tutte le domande poste
Se la lettera inviata al destinatario è interrogativa, quando si compila la lettera, è necessario fornire le risposte alle domande nell'ordine presente nel testo ricevuto della lettera commerciale. Se sono state poste domande, il mittente spera di ricevere risposte specifiche. Quando componi una lettera, le risposte non devono essere numerate, devi solo esprimere il pensiero in ordine. Per rispondere a tutte le domande poste, per prima cosa è necessario rileggere più volte la lettera commerciale ricevuta e nel caso in cui ci siano troppe domande, è meglio scriverle separatamente per non perdere. Se è impossibile rispondere ad alcune delle domande poste, vale la pena sottolineare che al momento, per qualche motivo, la risposta non può essere data.
Non abusare di abbreviazioni, design emotivo e lettere maiuscole
Esistono esempi negativi di corrispondenza commerciale quando i mittenti la diluiscono utilizzando segni informali sotto forma di sorrisi. Il loro uso è popolare quando si comunica sui social network, tuttavia, le regole della corrispondenza commerciale non accolgono tali manifestazioni di emozioni, poiché il destinatario potrebbe non conoscere il loro vero significato e prenderle per una serie incomprensibile di errori di punteggiatura.
Inoltre, dovresti rifiutare di scrivere il testo in maiuscolo. Su Internet, un insieme di parole scritte in maiuscolo si chiama "frasi appariscenti" e più spesso tali frasi portano un colore negativo. Durante la lettura di una lettera commerciale elettronica, il destinatario può considerare negativamente tale carattere, il che influirà negativamente sulla percezione del significato. Se è necessario sottolineare l'importanza di un momento in una lettera commerciale, è meglio utilizzare frasi introduttive, ad esempio "Si prega di notare che è necessario fornire un pacchetto di documenti per estendere il contratto entro il 02/10/2017" o "Si prega di notare che i documenti per l'estensione del contratto deve essere presentato entro il 02/10/2017. "
Non trasferire informazioni sensibili via e-mail
Per il trasferimento di informazioni personali o riservate, è meglio rifiutare le caselle di posta elettronica, in quanto esiste una minaccia di intercettazione di informazioni da parte di criminali informatici da utilizzare per il proprio guadagno personale. Tali informazioni possono includere: numeri di telefono, password da carte bancarie, conti bancari personali, ecc. È importante ricordare che le informazioni sono memorizzate sul server dell'agente di posta e possono essere rubate in caso di pirateria informatica.
La firma del mittente deve essere alla fine della lettera.
Come accennato in precedenza, ogni lettera inviata deve contenere una firma specifica. Spesso, gli sviluppatori di cassette postali introducono la funzione del blocco firma, in cui è possibile inserire i dati sulla posizione, il nome e il numero di telefono di contatto. Successivamente, questo blocco verrà automaticamente visualizzato alla fine di ogni lettera, il che semplificherà la digitazione. È importante firmare correttamente il messaggio in modo che il destinatario possa contattare correttamente il mittente quando risponde alla lettera. Un esempio di firma potrebbe essere simile al seguente: "Cordialmente, responsabile vendite Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000".
Traendo conclusioni, si può notare che per capire come condurre la corrispondenza commerciale via e-mail, non è necessario apprendere nozioni di base aggiuntive e complesse. È solo necessario aderire alle regole elementari di etichetta e rispettare le norme della lingua russa.
